10/11/2023
Quản lý dự án phải đảm bảo hiệu quả trong sử dụng nguồn lực tài chính, nhân sự và thời gian để dự án được hoàn thành đúng tiến độ, đúng chất lượng.
Sau đây Quanlydautu.vn sẽ nói đến 1 vài lời khuyên nhằm cung cấp cho bạn thông tin giúp bạn góc nhìn đa chiều hơn, để có thể tự quyết định cho mình một phương pháp phù hợp.
Một điều chắc chắn rằng, quản lý tiến độ dự án không chỉ là quản lý thời gian hoàn thành, mà phải đảm bảo tính chính xác cho ngân sách và chất lượng của dự án. Một dự án được quản lý hiệu quả khi thời gian (số giờ làm việc của nhân sự) được tính toán chính xác, những vấn đề liên quan đến tài chính như chi trả tiền lương, thanh toán hóa đơn sẽ được xử lý tốt từ đó ổn định dòng tiền, đảm bảo hoạt động dự án.
Vì vậy quản lý tiến độ đóng vai trò không nhỏ trong một dự án. Thông tin báo cáo về thời gian triển khai, tiến độ thời gian cần thêm để hoàn thành hạng mục sẽ là những dữ liệu quan trọng để đánh giá tính hiệu quả trong quản lý và phát triển doanh nghiệp. Từ đây, doanh nghiệp cũng đưa ra phương pháp giải quyết vấn đề hay xây dựng kế hoạch mới.
Quản lý bằng Excel là phương pháp khá đơn giản, đây là công cụ hoàn toàn miễn phí mà bất cứ ai cũng có thể sử dụng. Tuy nhiên, người sử dụng cũng cần ứng dụng linh hoạt để file quản lý của mình khoa học hơn, dễ dàng ghi lại thời gian và nhiệm vụ trong dự án.
Dù bị cho là cách quản lý lạc hậu, nhưng nếu bạn biết sắp xếp các thông tin phù hợp thì cách này vẫn mang lại hiệu quả cao.
Phân công nhân sự, giao việc trên giấy và hỏi trực tiếp…Phương pháp này chỉ phù hợp với dự án nhỏ, nhân sự ít. Vì để dự án được quản lý tốt bằng phương pháp này đòi hỏi các thành viên đều có trách nhiệm, trung thực và năng lực phù hợp với từng vị trí bạn giao và tất cả phải phối hợp chặt chẽ…
Hiện nay có nhiều công cụ được tạo ra dành riêng quản lý công việc, thời gian, phân công…ứng dụng cho quản lý dự án như: Wework, Trello, RescueTime, Chrometa…bạn có thể quản lý, kiểm tra dễ dàng, linh hoạt mọi lúc mọi nơi giúp việc quản lý hiệu quả hơn.
Hãy luôn đặt câu hỏi lần lượt trả lời, từ đó bạn biết mình cần lựa chọn điều gì để hoàn thành tốt nhất:
Mục tiêu của bạn đạt được điều gì?
Công cụ quản lý bạn chọn đã phù hợp?
Có thể tiết kiệm được khoảng chi phí A, B ko?
Phần mềm hay công cụ sử dụng để triển khai, giao việc…có mất quá nhiều thời gian để đào tạo cho các thành viên không?
Phương pháp hiện tại đã thực sự hiệu quả
Nên bám sát tiến độ báo cáo của các thành viên. Để nhanh chóng hiệu quả cần yêu cầu các thành viên sử dụng công cụ quản lý công việc. ví du. một thành viên đã cập nhật chuyển sang công việc khác, bạn xem kết quả công việc cũ, hoặc thành viên nào quá lâu chưa cập nhật trạng thái công việc mới…Các ứng dụng sẽ hỗ trợ bạn quản lý tốt hơn.
Quản lý thời gian, sắp xếp công việc hiệu quả là thói quen tốt không phải ai cũng thực hiện tốt ngay từ đầu. Khi tất cả thành viên đã quen với việc theo dõi tiến độ công việc thường xuyên, bạn sẽ phải ngạc nhiên bởi hiệu quả công việc mà toàn bộ tổ chức đạt được.
Kiểm tra và cập nhật thường xuyên dữ liệu liên quan, giúp bạn giải quyết vấn đề kịp thời, hiệu quả. ví dụ: trong nhóm dữ liệu báo cáo nào cần được bổ sung nay, ai là người chịu trách nhiệm báo cáo cho dữ liệu này cần được đôn đốc thực hiện, đánh giá số liệu có đúng thực tế không để giải quyết vấn đề ngay.
Công nghệ hỗ trợ đắc lực cho việc quản lý. Vì vậy, để việc quản lý hiệu quả hơn bạn cần áp dụng công nghệ, để tận dụng tốt thời gian và sức người sức của mà vẫn hoàn thành tốt dự án.
(Tổng hợp_Quanlyduan.vn)
